HR Tech จำเป็นยังไงต่อองค์กรยุคใหม่กับความท้าทายของการทำงานแบบ Hybrid Workplace

     

     ในโลกที่การทำงานเปลี่ยนไปจากเดิมอย่างมากเมื่อการระบาดของโควิดเป็นตัวเร่งให้องค์กรต้องมีการเปลี่ยนแปลง และรับมือกับความต้องการต่าง ๆ ของพนักงานในองค์กร ทั้งเรื่องของการจัดการทรัพยากรมนุษย์ เรื่องการเข้างาน ประสิทธิภาพในการทำงานและปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างงาน ถือว่านี่เป็นช่วงที่ท้าทายที่สุดของฝ่าย HR ของทุกองค์กร

 

     

     เรากำลังเข้าสู่ยุค Hybrid Workplace อย่างเต็มตัว ไม่ว่าต้องการหรือไม่ก็ตาม การทำงานจากบ้าน (Work From Home) หรือจากระยะไกล (Work From Anywhere) นั้นกลายเป็นเรื่อง New Normal ไปแล้ว องค์กรทุกขนาดต่างมองหาเครื่องมือที่จะมาช่วยทำให้การเปลี่ยนผ่านนี้เป็นไปอย่างราบรื่นที่สุด ซึ่งทำให้เครื่องมือของ บริษัท พีทีที ดิจิตอล โซลูชั่น จํากัด (PTT Digital) เข้ามามีส่วนร่วมในการช่วยฝ่าย HR บริหารจัดการให้พนักงานทุกคนทำงานได้อย่างมีความสุข มีประสิทธิภาพ และองค์กรก็เติบโตไปด้วยในเวลาเดียวกัน

 

ทีมงาน PTT Digital IT HR Specialist ผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนา HR Application

นำทีมโดย คุณอ้อย - ไพรัตน์ เมฆาธร Solutions Manager (ตรงกลางฝั่งขวา) คุณณัฐ - ณัฐชยา พรอนันต์ตระกูล ผู้พัฒนา D Performance ระบบประเมินผลปฏิบัติงาน (ที่ 2 จากขวา) คุณปั้ม - รัตนพล พานิชนิตินนท์ Business Analyst (ที่ 1 จากทางขวา) คุณโบ - กัลยา โรจนวลี ผู้พัฒนา D Happy ระบบสนับสนุนบริการด้าน HR ผ่านมือถือ (ตรงกลางฝั่งซ้าย) คุณส้ม - รัชตวรรณ วุฒิเจียรนัย ผู้พัฒนา D xCare ระบบเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายของพนักงาน (ที่ 2 จากทางซ้าย) คุณอากิ๊ฟ - ทัศภูมิ สันติโยธิน Business Analyst (ที่ 1 จากทางซ้าย)

 

     วันนี้เรามีโอกาสได้มาพูดคุยกับทีมงาน PTT Digital IT HR Specialist ถึงเครื่องมือต่าง ๆ ของ PTT Digital ที่น่าสนใจและสามารถเข้ามาช่วยให้การบริหารงานในองค์กรตอบโจทย์การทำงานตามวิถีใหม่

 

ความสัมพันธ์ระยะยาวของเทคโนโลยี และคนทำงาน

     งานเป็นส่วนหนึ่งของชีวิตอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ แต่ลักษณะก็จะแตกต่างออกไปตามยุคสมัย บริษัทใหญ่ อย่างกลุ่ม ปตท. เองให้ความสำคัญกับพนักงานเพราะต้องบริหารพนักงานจำนวนมาก ความสุขของพนักงานจึงเป็นปัจจัยหนึ่งที่บริษัทให้ความสำคัญเป็นอันดับแรก ๆ จึงเป็นจุดเริ่มต้นที่กลุ่ม ปตท. มองหาเทคโนโลยีเพื่ออำนวยความสะดวกให้กับพนักงาน ซึ่งในช่วงแรกหยิบเอาเทคโนโลยีของต่างประเทศมาประยุกต์ใช้ แต่ก็ไม่ตอบโจทย์การใช้งานเสียทีเดียว จึงนำมาสู่การพัฒนาแอพพลิเคชั่นของตัวเองที่ตอบสนองความต้องการของพนักงานบริษัทในไทยได้ดีกว่า และเมื่อเริ่มพัฒนาอย่างจริงจังทำให้มองเห็นจุดที่สามารถนำมาพัฒนาเป็น Application ที่ตอบโจทย์ลูกค้าในวงกว้างได้

     การที่ PTT Digital มีผู้เชี่ยวชาญ รวมถึงเข้าใจความต้องการของฝ่าย HR เป็นอย่างดี จึงเป็นจุดแข็งที่ทำให้เราเข้าใจธรรมชาติของพนักงานและกระบวนการบริหารงานของบริษัทคนไทย แตกต่างจากแอพพลิเคชั่นต่างประเทศที่ต้องมาปรับใช้แล้วอาจจะไม่ได้ตรงกับกระบวนการทำงานที่เราต้องการทั้งหมด

     ปัจจุบัน PTT Digital พัฒนาระบบ HR Management สำเร็จรูปมาให้บริการภายใต้ชื่อหมวดบริการที่เรียกว่า D Productเพื่อช่วยแก้ปัญหา อำนวยความสะดวกกับทั้ง HR และพนักงาน ได้อย่างครบวงจร ตั้งแต่ระบบสนับสนุนการบริหารงานบุคคล (Core HR) ระบบสนับสนุนบริการด้าน HR ที่พนักงานสามารถเช็คข้อมูล และบันทึกข้อมูลได้ด้วยตนเอง (Employee Self Service) ระบบประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน (Performance Management) และระบบสนับสนุนการดูแลสวัสดิการพนักงาน (Benefit)

 

 

     “เราพัฒนาและให้บริการระบบบริการข้อมูลด้วยตนเอง Employee Self-Service (D ESS) มาประมาณ 10 ปี แต่ทำแค่ส่วนเดียว แต่ในช่วง 3 ปีหลังที่ผ่านมา เราได้นำเฟรมเวิร์คของระบบ D ESS มาทำพัฒนาต่อยอดส่วนขยายออกเป็น D XCare ระบบเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายของพนักงาน และต่อมาก็พัฒนา D Performance ระบบประเมินผลการปฏิบัติงาน ซึ่งเน้นเรื่องการทำ KPI ให้เกรดพนักงาน การขึ้นเงินเดือน และการให้โบนัสต่าง ๆ ซึ่งพนักงานสามารถเข้ามาจัดการข้อมูล KPI ได้ด้วยตัวเอง อักทั้งหัวหน้าก็สามารถมารีวิวหรือทำการอนุมัติผ่านระบบได้เลยเช่นเดียวกัน"

 

คุณอ้อย - ไพรัตน์ เมฆาธร Solutions Manager

 

       ในยุคที่สมาร์ทโฟนเข้ามามีบทบาทในการดำเนินชีวิต การพัฒนาแอพพลิเคชั่นให้ทุกอย่างสามารถทำจากสมาร์ทโฟนได้ถือเป็นปัจจัยที่สำคัญเช่นกัน ซึ่ง D Happy ระบบสนับสนุนบริการด้าน HR ผ่านมือถือของ PTT Digital เข้ามากลายเป็นศูนย์กลางในการดูแล อำนวยความสะดวกในการจัดการข้อมูลต่างๆ ของพนักงานได้ในที่เดียว 

        สำหรับพนักงานที่ทำงานที่บ้าน สามารถสร้างรายงานในระบบ ส่งเอกสาร หลักฐานต่าง ๆ แนบในแอพพลิเคชั่นได้เลย แถมยังเชื่อมต่อกับระบบเงินเดือนเพื่อเชื่อมข้อมูลว่า ณ เดือนนี้เรารับค่าตอบแทนการทำงานล่วงเวลาเท่าไหร่ หรือมีการเบิกค่าใช้จ่ายอะไรอยู่ในกระบวนการบ้าง    
        “ในอนาคตเรามีแผนจะควบรวม D Happy และ D Time ระบบลงเวลาทำงานผ่านมือถือไว้ด้วยกัน และทำเชื่อมต่อรายการอนุมัติจาก D xCare ระบบเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายของพนักงาน และ D ESS ระบบสนับสนุนบริการด้าน HR เข้ามาอยู่ที่เดียวในระบบ D Happy ซึ่งเป็น ระบบสนับสนุนบริการด้าน HR ที่พนักงานสามรถจัดการทุกอย่างได้ผ่านมือถือ ซึ่งตรงนี้จะง่ายต่อผู้มีอำนาจอนุมัติที่สามารถเข้ามาอนุมัติเอกสารใน D Happy ได้เลย และยังเตรียมทำ API เพื่อรองรับการอนุมัติรายการจากรระบบงานอื่น ๆ เพื่อให้ D Happy เป็น Approval Center ที่ช่วยให้คล่องตัวและสะดวกสบายยิ่งขึ้น”

ทีมงาน PTT Digital IT HR Specialist ผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนา HR Application

 

     “แกนหลักของ D Happy จริง ๆ คือการรวบรวม D Product ในหมวด HR Application ทั้งหมดมาไว้ที่เดียวกัน ต่อไปแค่เปิด แอพลิเคชั่น D Happy ขึ้นมาในมือถือ พนักงานก็จะสามารถจัดการทุกอย่างได้ในที่เดียว ตอบโจทย์การทำงานแบบ Work Anywhere Anytime และเราได้เพิ่ม Covid Extension เพื่อเก็บข้อมูลการจองและการรับวัคซีน ผลการตรวจ Covid-19 ทั้ง RT-PCR และ ATK เพื่อช่วยให้พนักงานสะดวกในการให้ข้อมูลกับบริษัท และบริษัทก็มีข้อมูลเพื่อนำไปให้สวัสดิการการดูแล เช่น การจัดการจองวัคซีนให้กับพนักงาน รวมทั้งการกำหนดนโยบาย Work from Home หรือ Work at Office ด้วย”

D Happy ระบบสนับสนุนบริการด้าน HR ผ่านมือถือ ระบบที่ช่วยให้การดูแลพนักงานเป็นเรื่องง่ายมากขึ้น

 

‘คน’ กับแรงขับเคลื่อนสำคัญ ที่ยังต้องใส่ใจในยุคเทคโนโลยี

        การพัฒนาบุคลากร ถือเป็นแรงขับเคลื่อนสำคัญที่องค์กร ต้องใส่ใจ และด้วยความตระหนักในข้อนี้ PTT Digital จึงมี D Performance ระบบบริหารจัดการการตั้งเป้า KPI วัดผลการปฏิบัติงาน วัดผลทักษะทางอาชีพ ซึ่งจะช่วยให้กระบวนการทำงานมีประสิทธิภาพสอดคล้องกันทั้งองค์กร เกิดการผลักดันไปสู่เป้าหมายขององค์กร และยังช่วยพัฒนางาน พัฒนาตัวบุคคลได้มากยิ่งขึ้น 

        “เมื่อก่อนต้องทำงานกันผ่านกระดาษ นอกระบบ ตรวจสอบยาก แต่เมื่อทุกอย่างไปอยู่ในระบบทำให้ทุกอย่างติดตามได้ง่าย การประเมินโปร่งใสมากยิ่งขึ้น” 
        ระบบของ D Performance จะช่วยให้พนักงานรู้ว่าอะไรคือจุดที่ต้องพัฒนา ในขณะเดียวกันหัวหน้างานก็จะสามารถพิจารณาการทำงานได้อย่างตรงไปตรงมา ช่วยให้การทำ KPI ได้ผลที่ดีขึ้น และยังสามารถนำข้อมูลมาวางแผนพัฒนาพนักงานได้แบบรายบุคคลอีกด้วย
 

ก้าวไปอีกขั้น กับระบบจัดเก็บข้อมูลที่รวมไว้ในที่เดียว

     นอกจากตัวแอพพลิเคชั่นที่ต้องทำงานทุกอย่างบนสมาร์ทโฟนได้แล้ว สิ่งที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งคือการเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ ไม่ว่าจะอยู่บนมือถือหรือบนคอมพิวเตอร์ การมีระบบศูนย์กลางเก็บข้อมูลอย่าง Cloud ก็จำเป็นไม่แพ้กัน 

       “เรายกข้อมูลทุกอย่างที่อยู่บนแอพพลิเคชั่นไปไว้ใน D Cloud ซึ่งเป็น Cloud ของ PTT Digital ที่มีความปลอดภัยได้มาตรฐานระดับสากล ในอนาคตไม่ว่าบริษัทของลูกค้าจะขยายไปใหญ่แค่ไหนเราก็สามารถรองรับได้ นอกจากนี้ด้วยความที่ข้อมูลทุกอย่างอยู่บน Cloud ของเราเอง ทำให้เราสามารถดูแลรวมถึงมอนิเตอร์ ได้ตลอดเวลา เรียกได้ว่าเราดูแลแบบต้นน้ำไปถึงปลายน้ำ ตั้งแต่การติดตั้งระบบไปจนถึงการดูแลหลังการขาย"

ทีมงาน PTT Digital IT HR Specialist ผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนา HR Application

 

ความท้าทายใหม่ของการทำงาน และการปรับตัวครั้งใหญ่ของระบบ HR

     การเข้ามาของโรคระบาดครั้งนี้ทำให้วิถีการทำงานของทุกคนต่างออกไป กลายเป็นเรื่องท้าทายที่หลาย ๆ บริษัทกำลังต้องเผชิญหน้า ระบบการบริหารจัดการของ HR ทุกบริษัทต้องปรับตัวครั้งใหญ่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการจัดสรรงานของแต่ละบริษัทย่อมมีความแต่งต่างกัน

     หลายบริษัทนำระบบเข้ามาใช้เพื่อช่วยเพิ่มความโปร่งใสในการดำเนินงาน ข้อมูลทุกอย่างถูกจัดสรรค์ให้อยู่ในระบบ ติดตามได้ง่ายมากยิ่งขึ้น นอกจากนี้การเปลี่ยนข้อมูลที่อยู่ในรูปแบบของกระดาษมาอยู่ในรูปแบบของดิจิทัล ทำให้การทำงานเกิดความผิดพลาดน้อยลงและดำเนินการได้เร็วมากขึ้น

     “มันคือ Pain point ของทุกบริษัทที่เวลาจะทำอะไรก็ต้องเขียนเป็นกระดาษ อย่างเช่น การเบิกจ่าย กว่าจะเขียนเสร็จก็ต้องรอระบุรายละเอียดต่าง ๆ ส่วนบัญชีก็จะมีระเบียบที่ต้องเทียบอีก ดังนั้นการมีระบบดิจิทัลที่มีประสิทธิภาพจะเข้ามาช่วยในเรื่องกระบวนการให้เป็นระบบมากขึ้น และยังช่วยให้การทำงานรวดเร็วกว่าเดิม เพราะระบบสามารถทำให้ผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่ายมาอยู่ที่เดียวกันบนแอพลิเคชั่น ต่างจากกระบวนการเดิมที่จะต้องวิ่งเอกสารไปให้ผู้เกี่ยวข้องหลายฝ่ายดำเนินการ โดย D Xcare ระบบเบิกค่าใช้จ่ายของพนักงานเข้ามาตอบโจทย์ตรงนี้ได้ ครอบคลุมตั้งแต่การเบิกค่าเดินทาง ค่าที่พัก เงินสำรองล่วงหน้า และค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด”

     การทำเอกสารด้วยมือ ซึ่งเราทุกคนรู้กันดีอยู้แล้วว่ามีโอกาสที่จะผิดพลาดมากขนาดไหน บางครั้งจดไม่ละเอียด บางครั้งกรอกตัวเลขผิด เป็นสิ่งที่เกิดขึ้นและหลีกเลี่ยงไม่ได้จากการจัดการเอกสาร ดังนั้นการทำให้ทุกอย่างอยู่ในระบบก็จะเพิ่มความชัดเจน ความถูกต้อง เพราะระบบกำหนดข้อมูลตามระเบียบปฏิบัติว่าพนักงานคนไหนมีสิทธิ์เบิกตรงไหนบ้าง สร้างความแม่นยำและยังป้องกันการทุจริตได้อีกด้วย

 

     

     “ระบบจะช่วยป้องกันความผิดพลาด และการทุจริต อย่างเช่น เคยมีพนักงานเอาใบเสร็จมาเบิกซ้ำ ถ้าเป็นวิธีการแบบเก่าก็อาจจะตรวจสอบไม่พบ แต่การนำระบบมาใช้จะช่วยตรวจสอบได้ว่าใบเสร็จซ้ำและแจ้งกลับไป ซึ่งระบบจะช่วยป้องกันความผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้นได้ และยังช่วยลดworkload ที่พนักงาน HR แต่ละคนต้องดำเนินงานในการบริหารงานในรูปแบบเดิม”

     แต่แน่นอนว่า HR Tech ยังถือว่าเป็นเรื่องใหม่และหลาย ๆ บริษัทยังไม่มั่นใจในการเปลี่ยนการทำงานจากกระบวนการแบบเดิมเกี่ยวกับการนำข้อมูลพนักงานมาบริหารจัดการบนระบบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการนำข้อมูลไปอยู่บน Cloud ซึ่งในความเป็นจริงการใช้งานระบบบน cloud ได้รับการยอมรับว่ามีมาตรฐานปลอดภัยไม่ยิ่งหย่อนไปกว่าการพัฒนาระบบที่เป็นงานโครงการ  ดังนั้นอนาคตการบริหารงาน HR ของบริษัทชั้นนำจะมีการทยอยเปลี่ยนการบริหารจัดการงาน HR โดยการนำเทคโนโลยีเหล่านี้เข้ามาช่วยมากขึ้นแน่นอน

     “เทรนด์การบริหารจัดการองค์กรในอนาคต เป็นไปได้ว่าภาพของการให้บริการจะไม่ใช่แอพพลิเคชั่นอีกแล้ว แต่จะเป็นการที่เราจะบริหารจัดการข้อมูลที่มีอยู่ให้ง่ายต่อการนำไปวิเคราะห์เพื่อไปใช้งานได้อย่างไร ทำยังไงให้ให้ผู้ใช้งานสามารถวิเคราะห์ด้วยตัวเอง ตรงนี้เป็นเรื่องที่เราคิดและนำมาพัฒนาต่อยอดการให้บริการว่าทำอย่างไรถึงจะเกิดประโยชน์สูงสุดต่อการใช้งานของลูกค้า”

     “เราอยู่ในองค์กรขนาดใหญ่จึงมีประสบการณ์ด้าน HR Policy ต่าง ๆ ของบริษัทที่หลากหลาย เพราะว่าเราพัฒนาบริการเพื่อสนับสนุนการทำงานของบริษัท กลุ่มปตท. มานาน โดยระบบที่เราพัฒนารองรับการบริหารจัดการพนักงานจำนวนมาก ตามระเบียบปฏิบัติที่มีมาตรฐาน และบางครั้งก็อาจมีความซับซ้อน จึงเกิดเป็นความเชี่ยวชาญและเป็นจุดแข็งของ HR Tech ของเรา”

 

ทีมงาน PTT Digital IT HR Specialist ผู้เชี่ยวชาญด้านการพัฒนา HR Application

 

     HR Tech ถือว่าเป็นเทรนด์เทคโนโลยีที่น่าสนใจมาก ๆ จากการวิเคราะห์ของเว็บไซต์ fortunebusinessinsights.com บอกว่ามันจะกลายเป็นอุตสาหกรรมที่มีมูลค่ากว่า 35,000 ล้านเหรียญภายในปี 2028 แสดงถึงความต้องการของตลาดที่เชื่อว่าหลาย ๆ องค์กรทุกขนาดต้องเริ่มหันมาใช้กันอย่างจริงจังในยุคต่อไป อย่างที่เราเห็นในช่วงที่ผ่านมาว่าวิถีชีวิตของเรานั้นเปลี่ยนไปแล้ว คนไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศก็ทำงานได้ เป็นการตอกย้ำว่า HR Tech นั้นจะเป็นกุญแจสำคัญต่อองค์กรยุคใหม่ที่พนักงานต้องทำงานแบบ Hybrid Workspace อย่างแน่นอน

 

     ที่สำคัญไปกว่านั้นคือการหาแอพพลิเคชั่นและบริการที่เหมาะกับองค์กรทั้งเล็กและใหญ่ และต้องเข้าใจในธรรมชาติการทำงานของบริษัทในประเทศไทย ซึ่งถือว่า PTT Digital สามารถพัฒนาระบบออกมาเพื่อให้บริการได้อย่างดี เชื่อมต่อการใช้งาน และสร้าง employee experiences ที่ดี  ยกระดับมาตรฐานการบริหารจัดการ HR ของบริษัท เพิ่มความสุขและความสะดวกสบายให้กับพนักงานในองค์กรยุคใหม่อีกด้วย

 

แหล่งอ้างอิง :

https://www.fortunebusinessinsights.com/human-resource-hr-technology-market-105437