บริหารโครงการดิจิทัลอย่างไร ให้สำเร็จ
กับโครงการ CTRM พัฒนาระบบซอฟท์แวร์ Smile Trade
 

          ต้นเดือน ม.ค. 61 ที่ผ่านมา หน่วยธุรกิจการค้าระหว่างประเทศ บริษัท ปตท. จำกัด (มหาชน) หรือ PTT Trading ได้ใช้งาน Smile Trade ซอฟท์แวร์ที่ PTT Trading ไว้วางใจให้ PTT Digital เป็นผู้พัฒนาในโครงการ CTRM (Commodity Trading and Risk Management System) เพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของระบบควบคุม และบริหารความเสี่ยงทางการค้า รองรับการขยายตัวของธุรกิจ และธุรกรรมที่ซับซ้อนยิ่งขึ้น ซึ่งจากที่เราได้ทราบถึงวิสัยทัศน์ ที่มีต่อโครงการนี้จากคุณบุบผา อมรเกียรติขจร รองกรรมการผู้จัดการใหญ่ หน่วยธุรกิจการค้าระหว่างประเทศกันไปแล้ว Digital Connect ฉบับนี้ ขอพาทุกท่านร่วมเรียนรู้จากคุณจุไรรัตน์ ดำรงธรรม Project Manager จาก PTT Digital ว่ามีวิธีบริหารอย่างไร จึงทำให้โครงการที่มีมูลค่าหลายร้อยล้านบาทนี้ ประสบความสำเร็จใน Phase แรกได้ ซึ่งความรู้นี้ พนักงานกลุ่มปตท. ทุกท่าน สามารถนำไปประยุกต์ใช้ ในการทำงานที่เกี่ยวกับการบริหารโครงการด้านดิจิทัลอื่นๆ ได้ด้วย   

ความเป็นมา

         “  โครงการ CTRM นี้ ทาง PTT Trading มีกำหนดว่า จะทำตั้งแต่ปี 58 เพื่อทดแทนระบบเดิม ที่ชื่อว่าBulldog ซึ่งเป็นระบบควบคุมความเสี่ยงที่ PTT Trading ใช้มาประมาณ 10 ปีแล้ว ทาง PTT Trading มองว่าควรให้ PTT Digital (หรือ PTT ICT ในเวลานั้น) ซึ่งเป็นบริษัทในกลุ่มปตท. เป็นผู้ดำเนินการ เพราะจะพัฒนาได้ตรงตามความต้องการ อีกทั้งระยะยาวจะได้มีผู้ให้บริการภายในคอยสนับสนุน ต่อมาในเดือน พ.ย. 58 ทีม PTT Trading และ PTT Digital จึงเดินทางไปดูงานที่บริษัท Comfin ผู้พัฒนาซอฟท์แวร์ด้าน Energy Trading & Risk Management ชื่อว่า Comcore ณ ประเทศออสเตรีย เพื่อประเมินว่าซอฟท์แวร์ดังกล่าว รองรับการใช้งานของทีม PTT Trading ในปัจจุบันแค่ไหน โดยใช้เวลา 1 สัปดาห์ ในการทดสอบร่วมกับเจ้าของระบบ พบว่า เบื้องต้น ระบบตอบโจทย์การใช้งานของ PTT Trading บางส่วน ซึ่งทีม PTT Digital มองว่าในเชิงเทคนิคนั้น เป็นไปได้ที่จะนำมาพัฒนาต่อยอด จึงใช้เวลา 2 – 3 เดือน ตกลงเรื่องสัญญากับทาง Comfin โดยทาง PTT Digital จะซื้อซอฟท์แวร์นี้มาเป็นต้นแบบในการพัฒนาต่อยอด ให้ตอบโจทย์กับการใช้งานในธุรกิจ Trading ของกลุ่มปตท. หลังจากนั้นโครงการ CTRM จึงเริ่มต้นขึ้นในเดือน มี.ค. 59  ”

 

   

 

ปัจจัยความสำเร็จของการบริหารโครงการ  

          “  ตลอดระยะเวลาโครงการ หลักที่ใช้ในการพัฒนาระบบ ตามหัวข้อที่กล่าวถึงด้านล่าง คือต้องเข้าใจและจัดการปัจจัยความสำเร็จต่างๆของโครงการ (Key Success Factors)  รวมถึงการวิเคราะห์และบริหารความเสี่ยงของโครงการเหล่านั้น ปัจจัยความสำเร็จของโครงการ ในมุมของผู้จัดการโครงการ ประกอบด้วยปัจจัยหลักๆ ดังนี้  ”  

  1. วิธีการทำงานร่วมกับเจ้าของซอฟท์แวร์ที่นำมาพัฒนาต่อยอด  (Software Vendor)

          เนื่องจากโครงการ CTRM ใช้ Base Software จากบริษัทต่างชาติ ซึ่งต้องพิจารณาแนวทางการถ่ายทอดความรู้จากทางเจ้าของ Software เพื่อให้ทาง PTT Digital มีความรู้เพียงพอในการนำไปพัฒนาต่อ อีกทั้งการเจรจาเรื่องสัญญาที่ต้องรองรับการทำงานร่วมกันแบบ Partnership

  2. วิธีการทำงานและความร่วมมือจากลูกค้า(PTT Trading’s Engagement)

          ทีม PTT Trading ผู้เข้าร่วมให้ Business Requirement โดยมีทีม Full Time (พนักงานของ PTT Trading ที่เป็นตัวแทนเข้าร่วมโครงการเต็มเวลา) ซึ่งเป็นกลุ่มที่ PTT Digital ทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิด กลุ่มนี้จะทำหน้าที่ประสานงาน, รวบรวมความต้องการ, วิเคราะห์และทำความเข้าใจ จากกลุ่มของ Key Users หรือ ตัวแทนผู้ใช้ระบบจากหน่วยงานต่างๆ และ End User หรือ ผู้ใช้ระบบขั้นปลาย เพื่อนำมาหารือกับทางทีม PTT Digital ให้มีภาพชัดเจน นอกจากนั้น ทางทีมงาน PTT Trading รวมทั้งผู้บริหาร ได้ให้การสนับสนุนและร่วมมืออย่างเต็มที่ ทำให้ทิศทางในการบริหารขอบเขตงานร่วมกันมีประสิทธิภาพ และมีการดำเนินงานร่วมกันอย่างราบรื่น

  3. วิธีการทำงานร่วมกับผู้เชี่ยวชาญภายนอก(Subject Matter Experts)

         ระบบงาน Trading เป็นระบบงานที่ต้องการผู้ที่มีความรู้ ความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ซึ่งโครงการ CTRM มีการจ้าง Subject Matter Expert (SME) ทางด้าน Commodity Trading & Risk Management เข้าร่วมโครงการ ซึ่งต้องมีการบริหารจัดการความรู้ที่จะนำมาปรับใช้และนำเสนอให้กับลูกค้าอย่างเหมาะสม

   4. การบริหารจัดการทีมงาน PTT Digital ให้ทำงานเป็นทีม และใช้ศักยภาพของแต่ละบุคคลากรอย่างมีประสิทธิภาพ

          เรามีนักวิเคราะห์ธุรกิจ (Business Analyst หรือ BA) ประมาณ 10 คน ซึ่งบางคนคุ้นเคยกับธุรกิจ Trading อยู่แล้ว เพราะเคยทำงานสนับสนุนระบบ Bulldog มาตลอดเกือบ 10 ปี แต่ด้วยจำนวนที่ไม่เพียงพอ ในเบื้องต้น จึงมีการวางแผนเพิ่มกำลังคน และมีการถ่ายทอดความรู้จากผู้มีประสบการณ์ไปยังทีมงานใหม่  นอกจากนั้น BA ที่เข้าใจธุรกิจ จะทำงานควบคู่กับทีม Technical คือ นักวิเคราะห์ระบบ (System Analyst หรือ SA) และนักพัฒนาซอฟท์แวร์ (Developer) อย่างใกล้ชิด ถึงแม้ว่า  ในบางช่วงที่ดำเนินการโครงการ มีความจำเป็นต้องพึ่งพาบุคคลากรจำนวนมาก ถึงเกือบ 100 คน แต่ด้วยหลักการเพิ่มกำลังคนในเวลาที่เหมาะสม การถ่ายทอดความรู้ และการบริหารที่เข้าถึงทีมงานอย่างใกล้ชิด  ทำให้ทีมงานมีทั้งมุมมองในเชิง Business Function ควบคู่ไปกับ ความสามารถด้านเทคนิค ได้ทันเวลาและครบถ้วนมากขึ้น

          “  การบริหารโครงการดิจิทัล เราต้องเรียนรู้ว่า อะไรคือปัจจัยของความสำเร็จ ซึ่งในแต่ละโครงการอาจจะไม่เหมือนกัน หลังจากนั้นต้องประเมินความเสี่ยง ต้องดูความเสี่ยงตลอดทั้งโครงการ เพื่อไม่ให้เกิดเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดในอนาคต เมื่อเราเห็นความเสี่ยง เราต้องรีบหาแนวทางในการปิดความเสี่ยงนั้นๆ ก่อนที่จะเกิดเป็นปัญหา ซึ่งตลอดระยะเวลา 2 ปี ในการบริหารโครงการ เราสามารถควบคุมความเสี่ยงได้ในระดับที่เหมาะสม ดังนั้นเมื่อเกิดปัญหาใดๆ ความรุนแรงก็จะไม่มาก และสามารถหาแนวทางเพื่อแก้ไขปัญหาได้ทันท่วงที  ”

 

   

 

การใช้งาน Smile Trade ที่ตอบโจทย์กระบวนการทางธุรกิจ

          “  Smile Tarde เป็นระบบที่รองรับการใช้งาน ของผู้ใช้งานในหน่วยธุรกิจการค้าระหว่างประเทศ รวมทั้งบริษัทในเครือ อีก 3 บริษัท ซึ่งประกอบด้วย PTTT, DMCC และ PTTT London โดย Function ของระบบ ประกอบด้วย 3 ขอบเขตงาน ดังนี้  ”

  1. Front Office Module สำหรับรองรับผู้ใช้ระบบ กลุ่ม Trader และ Operation ที่ติดต่อกับลูกค้า หลังจาก Deal done จะนำข้อมูล transaction เข้ามาคีย์ในระบบ Smile Trade ที่รองรับข้อมูลการซื้อขายต่างๆ เช่น Physical Deal หรือ การทำธุรกรรมซื้อ/ขายสินค้า ,Derivatives Deal หรือ การทำธุรกรรมซื้อ/ขายตราสารอนุพันธ์ และ Chartering Deal หรือ การทำธุรกรรมซื้อ/ขายบริการเรือขนส่งสินค้า

  2. Middle Office Module สำหรับรองรับผู้ใช้ระบบ กลุ่มที่ดูแลความเสี่ยงของธุรกิจ Trading ข้อมูล Deal ต่างๆจาก Front Office จะถูกนำมาประเมินความเสี่ยงด้านราคา(Price Risk) เช่น มีความเปลี่ยนแปลงด้านราคาอย่างไรในแต่ละ Deal , การตรวจสอบและพิจารณาเรื่อง P&L(Profit and Loss) รวมทั้งความเสี่ยงที่จะ loss หรือ gain จากราคาที่เปลี่ยนแปลงไป ซึ่งความเสี่ยงต่างๆนี้ จะถูกประเมินทุกวัน โดยระบบ Smile Trade มี feature รองรับการประเมินความเสี่ยง อันเป็นหัวใจสำคัญของงาน Mid Office   

  3. Back Office Module สำหรับรองรับผู้ใช้ระบบ กลุ่มที่ดูแลเรื่องการออกเอกสารเพื่อเรียกเก็บเงิน(Billing) และเอกสารทำจ่ายเงิน(Invoice Register) เช่น เมื่อครบกำหนดเวลาที่ทาง PTT Trading จะต้องส่งของให้ลูกค้า จะต้องมีการออกเอกสาร Billing เรียกเก็บเงิน หรือ การออก Invoice Verification เพื่อทำจ่ายเงินให้ Supplier เป็นต้น และอีกส่วนคือ การควบคุมความเสี่ยงด้านสินเชื่อ (credit) จะเป็นการควบคุมแบบ Real-time คือ ทุกครั้งที่มี transaction เข้ามาในระบบ จะมีการตรวจสอบวงเงินของลูกค้าว่ามีเพียงพอที่จะ trade หรือไม่

        “  เมื่อ Back Office ออกเอกสารแล้ว ข้อมูล transaction ทั้งหมดจะถูกส่งเข้าระบบ SAP ซึ่งเป็นระบบงานหลักของ ปตท. โดยในระบบ SAP จะมีการสร้างเอกสารในรูปแบบของ Purchasing Document & Sales Documentเช่น ฝั่งขายเริ่มตั้งแต่ การออก Sales Order[1], Delivery, Goods Issue และ Posting FI[2] หรือ ถ้าฝั่งซื้อ ก็เริ่มตั้งแต่ออก PR[3], PO, Goods Receipt, Invoice Verification  เป็นต้น ทำให้ข้อมูลต่างๆ อยู่ในระบบแบบตั้งแต่ต้นจนจบกระบวนการ (End-to-End)  ”

 

   

 

ประโยชน์ของ Smile Trade

  1. ประโยชน์ของ Smile Trade รองรับการทำ transaction ที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น เห็นข้อมูลแบบ End-to-End

ผู้บริหารและพนักงาน สามารถเห็นข้อมูลผ่านระบบตั้งแต่ต้นจนจบได้แบบ End-to-End  เริ่มตั้งแต่มีข้อมูล Deal มาจาก Front Office ซึ่ง Mid Office สามารถนำข้อมูลเพื่อมาวิเคราะห์ความเสี่ยงต่างๆ และสิ้นสุดที่ Back Office สามารถทำเอกสารเพื่อส่งออกไปยัง Counterparty หรือคู่สัญญา ทั้งฝั่งผู้ขายและฝั่งลูกค้าภายนอกได้ ทั้งนี้ระบบยังรองรับการทำธุรกรรมภายในอนาคตอีกด้วย

  1. เปลี่ยนแปลงการทำงานจากวิธีการแบบ Manual เป็นการใช้งานในระบบ

จากเดิมที่ feature การใช้งานระบบ Bulldog สามารถรองรับงานได้แค่เพียงบางส่วน ดังนั้น users จึงยังมีความจำเป็นต้อง export ข้อมูลจากระบบ Bulldog ในบางส่วนออกมาแล้วใช้โปรแกรม Microsoft  Excel ในการวิเคราะห์ความเสี่ยง อย่างไรก็ตามหลังจากโครงการ CTRM phase 1 ได้ Go Live เรียบร้อยแล้ว ทำให้ระบบควบคุมความเสี่ยงตัวใหม่ (ระบบ Smile Trade) มี features ที่สามารถรองรับงานควบคุมความเสี่ยงของ Mid Office ได้มากขึ้น โดยทาง PTT Trading พยายามให้ users ทำงานบนระบบเดียวกันทั้งหมด เพื่อให้สะดวกต่อผู้ใช้งานมากขึ้น สำหรับใน Phase 2 ซึ่งจะเริ่มกลางปีนี้ PTT Digital พยายามพัฒนาให้ครอบคลุมการใช้งานในfeatures ส่วนอื่นๆ ที่มีความซับซ้อนมากยิ่งขึ้น   

 

        “  ทั้งนี้ การวิเคราะห์ที่ออกมาจะแม่นยำมีประสิทธิภาพ ก็ต่อเมื่อผู้ใช้งานใส่ข้อมูลที่ถูกต้องเข้าไป อันนี้เป็นธรรมชาติอยู่แล้ว ถ้าต้องการการวิเคราะห์ที่มีประโยชน์ ผู้ใช้งานก็ต้องร่วมมือกันใส่ข้อมูลที่มีประโยชน์ตั้งแต่ต้น จะเห็นว่า ระบบจะมีประโยชน์มาก หากผู้ใช้ระบบปฏิบัติครบในกระบวนการ สำหรับเรื่อง Performance ที่เป็นความเร็วของการใช้งานระบบ ทาง PTT Digital เรามอนิเตอร์อยู่ตลอด ซึ่งหลังจากเริ่มใช้ระบบ เราติดตามอัพเดทเคสที่พบ และรายงานสถานะการแก้ไขกับทาง PTT Trading อย่างต่อเนื่อง ”

 
   
คุณจุไรรัตน์ ดำรงธรรม, Project Manager โครงการ CTRM
ผู้จัดการส่วน ประจำ ปธว. บริษัท ปตท. จำกัด (มหาชน) (ปัจจุบัน ปฎิบัติงาน ณ บริษัท PTT Digital)
 

          “  สิ่งที่สำคัญที่สุดของระบบควบคุมความเสี่ยงของ Trading คือการทำให้ PTT สามารถบริหารจัดการความเสี่ยงของการ Trade ได้ดีขึ้น ด้วยข้อมูลที่ real time บนระบบที่เชื่อถือได้ ซึ่งระบบ Smile Trade ปัจจุบัน สามารถตอบโจทย์วัตถุประสงค์นั้น แต่ไม่ได้หมายความว่าเราควรหยุดพัฒนา Smile Trade ต่อไป ยังมีสิ่งที่จะสามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้มากขึ้น เช่น Model การวิเคราะห์ทาง Trading ที่ advance กว่าที่ PTT ใช้ในปัจจุบัน การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ users โดยการเชื่อมต่อกับระบบ E-Ticket เพื่อใช้อนุมัติ เป็นต้น ดังนั้นจะมีการพัฒนาโครงการ CTRM Phase 2 ต่อไป เพื่อให้ระบบสามารถเพิ่มประสิทธิภาพให้กับ users ได้มากขึ้นเรื่อยๆ  ”

แนวทางการต่อยอดในอนาคต

          “  นอกจากการเพิ่ม Function เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ Users ให้มากขึ้น สำหรับในเชิงเทคนิค เนื่องจากระบบเป็นลักษณะ Client Server คือ ผู้ใช้งานต้อง Install ติดตั้งซอฟท์แวร์นี้ที่เครื่องคอมพิวเตอร์ของตน ต่อไปในอนาคต หากพิจารณาประโยชน์และความเป็นไปได้ เพื่อให้เชื่อมโยงกับภายนอก และสะดวกมากขึ้น อาจจะมีบางส่วน เพิ่มเติมเป็น Web Based (เข้าใช้งานได้ผ่านเว็บ) หรือเลือกบาง Function ให้อยู่บน Mobile (เข้าใช้งานได้ผ่านสมาร์ทโฟน) ตามความเหมาะสมของโครงสร้างพื้นฐานของ Software, กระบวนการทางธุรกิจ (Business Process) รวมทั้งวิธีการใช้งานของลูกค้า  ”

          ทั้งหมดนี้ จะเห็นว่าโครงการด้านดิจิทัลจะสำเร็จได้ ต้องอาศัยหลายปัจจัย และมีความเข้าใจในการบริหารความเสี่ยงอย่างสม่ำเสมอ และที่ขาดไม่ได้คือ การสนับสนุนจากท่านผู้บริหาร และความร่วมแรงร่วมใจของทีมงาน ทั้งลูกค้าและผู้ให้บริการ

 

   
คุณณัฐ นภินธากร Project Manager, PTT Trading และ คุณจุไรรัตน์ ดำรงธรรม Project Manager, PTT Digital

 

 

   
 
[1] Sales Order หมายถึง เอกสารรับคำสั่งซื้อจากลูกค้า, Delivery หมายถึง เอกสารการวางแผนส่งสินค้าให้กับลูกค้า, Good Issue หมายถึง การตัดสินค้าออกจากสต๊อก
[2] Posting FI หมายถึง การสร้างเอกสารเพื่อบันทึกบัญชี
[3] PR หมายถึง Purchase Requisition หรือ ใบขอซื้อ, PO หมายถึง Purchase Order หรือ ใบสั่งซื้อ, Goods Receipt หมายถึง การรับสินค้า, Invoice Verification หมายถึง การยืนยันใบแจ้งหนี้