ถ้าทำธุรกิจ SMEs แน่นอนว่าจะต้องรู้จัก สสว. หรือ สำนักงานส่งเสริมวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม หน่วยงานของรัฐที่มีหน้าที่บูรณาการและผลักดันการส่งเสริมวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (MSME) ของหน่วยงานภาครัฐ และเอกชน เพื่อให้ MSME สามารถเติบโตและแข่งขันได้ในระดับสากล แต่หลายคนอาจไม่เคยรู้ว่า ตอนนี้องค์กรของรัฐองค์กรนี้ กำลังเดินหน้าสู่องค์กรที่ใช้เทคโนโลยีในกระบวนการทำงาน 100%

          ชวนคุยกับ ‘คุณวีระพงศ์ มาลัย’ ผู้อำนวยการสำนักงานส่งเสริมวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อมว่า จุดเริ่มต้นในการนำเทคโนโลยีมาใช้ในการทำงานคืออะไร และทำไมจึงทำต่อเนื่องเพื่อมุ่งหน้าสู่เป้าหมายองค์กรที่ใช้เทคโนโลยีในกระบวนการทำงาน 100%

วิกฤตโควิด-19 โอกาสเทคโนโลยีแห่งอนาคต

          จุดเริ่มต้นการนำ ‘เทคโนโลยี’ มาใช้ในกระบวนการทำงานของ สสว. เริ่มต้นขึ้นอย่างเข้มข้นท่ามกลางวิกฤตโควิด-19 ที่ส่งผลกระทบต่อวิถีชีวิตและวิธีการทำงาน เมื่อรูปแบบการทำงานถูกปรับเปลี่ยนให้อยู่ในแบบ Work From Home ทุกคนไม่สามารถมาพบกันในที่ทำงานได้อย่างเคย องค์กรและผู้นำองค์กรก็จำเป็นจะต้องมองหา ‘ทางออก’ ที่ทำให้บุคลากรในองค์กรสามารถทำงานได้ปกติ วิกฤตการทำงานที่เกิดขึ้นจากโควิด-19 จึงกลายเป็น ‘โอกาส’ ให้กับ ‘เทคโนโลยี’

'คุณวีระพงศ์ มาลัย'

ผู้อำนวยการสำนักงานส่งเสริมวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม หรือ สสว.

          ‘คุณวีระพงศ์ มาลัย’ ผู้อำนวยการสำนักงานส่งเสริมวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม หรือ ผอ.สสว. ในฐานะผู้นำขององค์กรจึงตัดสินใจปรับปรุงกระบวนการทำงานภายในองค์กร หันมาใช้เทคโนโลยีในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นระบบการประชุม ระบบอนุมัติ ระบบสั่งการ ระบบสารบรรณ ระบบด้าน HR ตั้งแต่ขั้นตอนการกำหนดตัวชี้วัด (KPI) ขั้นตอนการตรวจสอบผลงาน ไปจนถึงขั้นตอนการประเมินชี้วัด และระบบอื่นๆ ครอบคลุมกระบวนทำงานเกือบทั้งหมด

          “ก่อนวิกฤตโควิด-19 เรามีเทคโนโลยีสำหรับอำนวยความสะดวกในการทำงานอยู่บ้างแล้ว แต่ไม่ค่อยถูกนำมาใช้จริง อย่างการประชุมออนไลน์ผ่านวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ที่มีผู้ให้บริการอยู่หลายเจ้า ไปจนถึงการเข้างานผ่านระบบออนไลน์ แต่สถานการณ์ทำให้การเปลี่ยนผ่านเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการทำงานง่ายขึ้น และช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานด้วย”

'คุณวีระพงศ์ มาลัย'

ผู้อำนวยการสำนักงานส่งเสริมวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม หรือ สสว.

'คน' คือ ที่สุดของความท้าทายในการเปลี่ยนผ่าน

          ‘คุณวีระพงศ์’ เล่าว่า ท่ามกลางการเปลี่ยนผ่านกระบวนการทำงานของ สสว. ในการนำเทคโนโลยีมาทำงาน ส่วนที่ท้าทายที่สุด คือ ‘คน’ เพราะเป็นธรรมดาที่ช่วงเริ่มต้นผู้ใช้งานจะรู้สึกว่าเกิดความยุ่งยาก ดังนั้น จึงต้องอาศัยเวลาในการทำความเข้าใจและยอมรับการเปลี่ยนผ่าน  โดย สสว. เลือกแก้ไขปัญหาด้วย 2 วิธีการหลักๆ คือ

          หนึ่ง คือ ‘การตีโจทย์และเลือกเทคโนโลยี’ สสว. เน้นเลือกเทคโนโลยีหรือระบบ ที่สามารถอำนวยความสะดวกให้กับบุคลากรในองค์กรได้จริง เหมาะสมกับรูปแบบการทำงานและแนวทางขององค์กรมากที่สุด รวมถึงต้องกำหนดกรอบเวลาการเปลี่ยนผ่านของการใช้เทคโนโลยีแต่ละระบบให้ชัดเจนว่าจะสำเร็จภายในเมื่อไร หากไม่สามารถเปลี่ยนผ่านได้ตามกำหนดจะย้อนกลับมาสำรวจว่า เกิดจากสาเหตุใดและจะแก้ได้ด้วยวิธีใดบ้าง

          สอง คือ ‘การให้ความรู้และทำความเข้าใจ’ ซึ่งระหว่างการเปลี่ยนผ่านทาง สสว. จะมีการจัดการอบรมทำความเข้าใจให้กับบุคลากร โดย ‘คุณวีระพงศ์’ ในฐานะผู้อำนวยการจะมีการเรียนรู้และทำความเข้าใจระบบด้วยตนเอง ไปพร้อมๆ กับบุคลากร เช่นกันเพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนผ่านจะสามารถดำเนินต่อไปได้ด้วยดี

          “ถ้าอยากให้บุคลากรใช้งาน ระบบจะต้องสะดวก ง่าย และไม่เป็นภาระ ปัจจัยความสำเร็จของการเปลี่ยนผ่านเทคโนโลยีมาใช้ในกระบวนการทำงาน คือ จะต้องทำให้บุคลากรรู้สึกว่าสามารถใช้งานได้ง่ายในทุกขั้นตอน” คุณวีระพงศ์อธิบาย

ระบบ D JOIN ประชุมง่าย ทรงประสิทธิภาพ

          หนึ่งในระบบสำคัญที่ สสว. เลือกเปลี่ยนผ่านเป็นลำดับแรกๆ คือ ‘ระบบช่วยบริหารจัดการการประชุม’ โดย ‘คุณวีระพงศ์’ ที่เคยใช้ระบบการประชุม ‘D JOIN’ มาก่อนในช่วงที่เป็นกรรมการและกรรมการตรวจสอบของธนาคารแห่งหนึ่ง เมื่อเห็นถึงปัญหาการประชุมต่างๆ ของ สสว. รวมถึงการประชุมบอร์ด ที่จะต้องใช้เอกสารการประชุมเป็นจำนวนมาก ต้องส่งเอกสารล่วงหน้าก่อนเวลาประชุม และไม่สามารถจดรายละเอียดลงบนระเบียบการประชุมได้

          จึงนำมาสู่การตัดสินใจคัดเลือกระบบการประชุมมาใช้ในองค์กร จนสุดท้ายจึงได้ผลสรุปนำระบบ D JOIN ระบบจัดการเอกสารการประชุม กำหนดสิทธิ์การเข้าถึงและโหวตมติที่ประชุม ที่พัฒนาโดย PTT Digital เข้ามาใช้งานในองค์กร

          ระบบ D JOIN มีฟีเจอร์ครอบคลุม ตั้งแต่การจัดเตรียมวาระการประชุม การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงวาระและข้อมูล แจ้งวาระผ่านอีเมล บันทึกและจัดเก็บเอกสารการประชุม โหวตการประชุมและวาระ แนบเอกสารรายงานการประชุม ค้นหาข้อมูลการประชุม รวมถึงสามารถใช้งานผ่าน Smart Devices อำนวยความสะดวกในการประชุมสำคัญทุกที่ ทุกเวลา

เป้าหมาย สสว. สู่องค์กร 100% เทคโนโลยี

          ปัจจุบัน สสว. กำลังเดินหน้าสู่การเป็น ‘องค์กรเทคโนโลยี 100%’ โดยคาดว่าจะเปลี่ยนผ่านระบบในองค์กรให้แล้วเสร็จทั้งหมดได้ภายในปี 2566 นี้ เนื่องจากตอนนี้แผนงานดิจิทัลเสร็จเรียบร้อยทั้งหมด 100% เหลือเพียงการพัฒนาระบบให้สอดคล้องกับกระบวนการทำงานจริงที่ไม่ขัดต่อข้อกฏหมายที่กำกับหน่วยงานของรัฐ

          นอกจากการนำเทคโนโลยีมาใช้ในกระบวนการทำงานแล้ว สสว. ยังได้นำเทคโนโลยีมาใช้ในระบบให้บริการกับประชาชน รวมถึงขยายผลการนำเทคโนโลยีไปใช้ในระบบที่เชื่อมต่อกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกภาคส่วนที่ทำงานร่วมกับ สสว. เพื่อไปสู่เป้าหมายในระยะยาวของ สสว. คือ การที่บุคลากรสามารถทำงานผ่านระบบดิจิทัลได้ 100% ไม่ว่าจะทำงานจากที่ไหน

          ‘คุณวีระพงศ์’ ในฐานะผู้นำองค์กรที่สามารถนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการทำงานได้สำเร็จ ทิ้งท้ายว่า “ถ้าเป็นผู้นำองค์กร เจ้าของกิจการ หรือผู้ประกอบการ อยากนำเทคโนโลยีมาใช้ในกระบวนการทำงานควรจะเริ่มต้นด้วยตัวเองก่อน ตั้งแต่การเรียนรู้ ทำความเข้าใจ ทดลองใช้ ไปจนถึงเข้าไปสัมผัสปัญหาด้วยตัวเอง” รวมถึงต้องอาศัยความอดทนในการสร้างวิธีคิดและทำให้องค์กรยอมรับการเปลี่ยนผ่านด้วย