คุณคิดว่าอะไรสำคัญที่สุด เมื่อองค์กรกำลังเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล (Digital Transformation) แน่นอนว่าแต่ละคนก็ต่างมีคำตอบในใจ แต่ไม่ว่าคำตอบของคุณจะเป็นเทคโนโลยี ทิศทาง กระบวนการ หรือผู้ปฏิบัติงาน หนึ่งสิ่งในกระบวนการ Digital Transformation ที่จะขาดไปไม่ได้และส่งผลต่อแนวทางในการเปลี่ยนผ่านมากที่สุด ย่อมต้องเป็น ‘ผู้บริหาร’ ที่มีอำนาจการตัดสินใจภายในองค์กร

         เพราะอะไร ‘ผู้บริหาร’ ถึงมีความสำคัญ ทั้งในเรื่องขององค์ความรู้และความเข้าใจเรื่องดิจิทัล ชวนมองผ่านองค์กรขนาดใหญ่ ที่มีระบบงานซับซ้อน แต่สามารถเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลได้ทั่วทั้งองค์กรอย่าง ‘ไปรษณีย์ไทย’ คุยกับ ‘คุณนิยม จินดาประทีป’ รองกรรมการผู้จัดการใหญ่ ด้านระบบดิจิทัล และ ‘คุณปวิตรา พึ่งผล’ เจ้าหน้าที่ฝ่ายเลขานุการและบริหารงานกลาง บริษัท ไปรษณีย์ไทย จำกัด

เป้าหมายศูนย์กลางธุรกิจไปรษณีย์ เริ่มต้นที่ ‘วิสัยทัศน์’ องค์กรดิจิทัล

        ‘คุณนิยม จินดาประทีป’ รองกรรมการผู้จัดการใหญ่ (ด้านระบบดิจิทัล) บริษัท ไปรษณีย์ไทย จำกัด อธิบายวิสัยทัศน์ของไปรษณีย์ไทยว่าเพราะ ‘ไปรษณีย์ไทย’ มุ่งมั่นเป็นศูนย์กลางธุรกิจไปรษณีย์และโลจิสติกส์ จึงต้องพัฒนาองค์ความรู้และนวัตกรรมในการทำงาน เพื่อยกระดับบริการและพัฒนาระบบงานในองค์กรให้สอดคล้องเท่าทันการเปลี่ยนแปลง ผ่านการนำเทคโนโลยีมาปรับใช้ในทุกส่วนงานขององค์กร โดย ‘วัตถุประสงค์’ คือ ปรับกระบวนการทำงานหลักขององค์กร ทุกขั้นตอนให้มีประสิทธิภาพและลดต้นทุน เพื่อสร้างประสบการณ์ที่ดีให้ลูกค้า เน้น 3 ด้านหลักๆ คือ มาตรฐาน ความยั่งยืน และเทคโนโลยี

        แผนหลักของ ‘ไปรษณีย์ไทย’ นั้นมี 2 ด้าน คือ Digital Tranformation หรือการเปลี่ยนแปลงองค์กรสู่ดิจิทัล และ Data Driven หรือการขับเคลื่อนองค์กรด้วยข้อมูล ภายใต้รายละเอียด คือ การปรับปรุงระบบหลัก (Core System) ทุกขั้นตอนทั้งกระบวนการให้มีประสิทธิภาพและมีต้นทุนที่ดีกว่าเดิม เพื่อสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกค้า ทั้งยังมีการสร้างระบบให้พนักงานเข้าถึงระบบงานและสวัสดิการต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว รวมถึงสนับสนุนให้พนักงานมีองค์ความรู้ในการนำข้อมูลมาขับเคลื่อนทุกภาคส่วนด้วย

‘ผู้บริหาร’ คีย์สำคัญในการขับเคลื่อนการเปลี่ยนผ่านสู่องค์กรดิจิทัล

        อย่างไรก็ตาม ท่ามกลางการเปลี่ยนผ่านต้องมี ‘ความท้าทาย’ โดยคุณนิยมอธิบายว่า ความท้าทายหลักในการเปลี่ยนผ่านสู่องค์กรดิจิทัลของไปรษณีย์ไทยมี 3 ด้าน คือ 1) บุคลากรไอที  2) กระบวนการ และ 3) เทคโนโลยี ซึ่งทุกข้อล้วนเป็นองค์ประกอบที่จะต้องให้ความสำคัญในการเปลี่ยนผ่านองค์กรสู่ดิจิทัล

        นอกจากนี้ เนื่องจากไปรษณีย์ไทยเป็นองค์กรขนาดใหญ่ การดำเนินงานในแต่ละกระบวนการจะใช้เวลามาก ทำให้บางครั้งไม่สามารถเปลี่ยนแปลงตามเทคโนโลยีได้ทัน จึงถือเป็นความท้ายทายในการจัดการทุกขั้นตอนให้สอดคล้องประสานกัน ให้ทันต่อเทคโนโลยีที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

        โดย ‘คุณนิยม’ ให้แง่คิดว่า ในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีระบบซับซ้อน นโยบายและโครงสร้างการกำกับดูแลถือเป็นเรื่องที่สำคัญมาก ตั้งแต่การกำหนดทิศทาง ติดตาม และการสื่อสารที่ดี ไม่ให้ขาดช่วง ให้ทุกช่วงสัมพันธ์กัน ดำเนินการอย่างต่อเนื่อง และครอบคลุม เพื่อให้การเปลี่ยนผ่านระบบงานสู่ดิจิทัลเป็นไปได้อย่างราบรื่น

        ด้วยเหตุนี้ในกระบวนการเปลี่ยนผ่านสู่องค์กรดิจิทัล จึงต้องเริ่มต้นโดย ‘ผู้บริหาร’ ที่ต้องมาพร้อมกับความรู้และความเข้าใจด้านดิจิทัล ยกตัวอย่างเช่นส่วนเล็กๆ ที่มีความสำคัญมหาศาลในการทำงานอย่าง ‘การประชุมในระดับบริหาร’ ที่จะต้องทำให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด เพราะการประชุมมีส่วนสำคัญในการกำหนดทิศทางขององค์กร ดังนั้นการนำเทคโนโลยีมาช่วยยกระดับการประชุมให้มีประสิทธิภาพเป็น Smart Meeting จึงเป็นอีกสิ่งที่สำคัญและผู้บริหารควรให้ความสำคัญ

‘ระบบการประชุม’ จุดเริ่มต้นเล็กๆ ที่เป็นจริงได้ เมื่อ ‘ผู้บริหาร’ ขยับ

        หลายคนอาจไม่รู้ว่าปัจจุบัน ‘ไปรษณีย์ไทย’ ได้นำเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการประชุมสำคัญเปลี่ยนระบบงานการประชุมจากออฟไลน์และใช้กระดาษ มาเป็นระบบการประชุมแบบ Smart Meeting ซึ่งอยู่บนระบบดิจิทัล โดยนำระบบ D JOIN ระบบจัดการเอกสารการประชุมที่มีฟีเจอร์ครอบคลุมตั้งแต่จัดเตรียมวาระ กำหนดสิทธิการเข้าถึงวาระและข้อมูล แจ้งวาระผ่านอีเมล บันทึกและจัดเก็บเอกสารการประชุม โหวตการประชุมและวาระ แนบเอกสารรายงานการประชุม ค้นหาข้อมูลการประชุม รวมถึงสามารถใช้งานผ่านสมาร์ตโฟน แท็บเล็ต และคอมพิวเตอร์ด้วย ที่พัฒนาโดย PTT Digital เข้ามาใช้งานในองค์กร

        ‘คุณปวิตรา พึ่งผล’ เจ้าหน้าที่ฝ่ายเลขานุการและบริหารงานกลาง บริษัท ไปรษณีย์ไทย จำกัด บอกเล่าถึงจุดเริ่มต้นของการนำ ‘เทคโนโลยีระบบการประชุม’ มาใช้ในการทำงานว่า การเปลี่ยนแปลงระบบการประชุมของไปรษณีย์ไทยเริ่มต้นจาก Pain Point อย่างการใช้เอกสาร ‘กระดาษ’ ในการประชุมที่ทำให้มีต้นทุนเวลาและค่าใช้จ่ายจำนวนมหาศาล ทำให้ผู้บริหารที่มีวิสัยทัศน์ในการเปลี่ยนผ่านสู่องค์กรดิจิทัล แนะนำให้หาระบบจัดการการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

ลดต้นทุนและเวลา เพิ่มประสิทธิภาพผ่าน Smart Meeting

        ‘คุณปวิตรา’ อธิบายต่อว่า ข้อดีของระบบ D JOIN คือ ช่วยอำนวยความสะดวกให้การประชุมราบรื่น สามารถติดตามผลการประชุมได้ง่ายดาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งมีผลลัพธ์ที่เป็นรูปธรรมอย่างการลดการใช้กระดาษได้มากถึง 80% และยังสามารถช่วยลดเวลาในการทำงานจัดเตรียมเอกสารจาก 1-2 ชั่วโมงเหลือเพียงแค่การอัปโหลดเอกสารขึ้นสู่ระบบการประชุมดิจิทัลในเสี้ยววินาที ทำให้ผู้ประชุมมีเวลาเตรียมตัวมากขึ้นและมีประสิทธิภาพในการประชุมดีขึ้นอีกด้วย

        สำหรับความท้าทายในการเปลี่ยนผ่านสู่การใช้งานระบบ D JOIN นั้น ‘คุณปวิตรา’ กล่าวว่า การสร้างความเข้าใจภายในองค์กรเป็นความท้าทายสำคัญ โดยไปรษณีย์ไทยได้มีการจัดทำเวิร์คชอปให้กับพนักงานและผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง รวมถึงการสื่อสารทำความเข้าใจอย่างกว้างขวางโดยผู้บริหารด้วย

        จากคำอธิบายของสองคนทำงานในองค์กรได้ฉายภาพการเปลี่ยนผ่านองค์กรสู่ดิจิทัล (Digital Transformation) ของไปรษณีย์ไทยให้เราได้เห็นว่า องค์กรต้องอาศัยหลากหลายปัจจัยในการเปลี่ยนแปลงยกระดับการทำงานสู่ดิจิทัลให้สำเร็จ และหนึ่งในปัจจัยสำคัญของการเปลี่ยนผ่านที่จะขาดไปไม่ได้เลย คือ ‘ผู้บริหาร’ ที่ทำหน้าที่เป็น ‘จุดเริ่มต้น และผู้นำ’ จากการวางวิสัยทัศน์ด้านดิจิทัลให้กับองค์กร ตลอดจนอาศัยความรู้และความเข้าใจอำนวยความสะดวกให้การเปลี่ยนผ่านประสบความสำเร็จ