เปลี่ยนวิธีคิด พลิกชีวิตองค์กรด้วย Digital Workplace ตอนที่ 2 :
3 ความท้าทายใหม่ ในการสร้างที่ทำงานยุคดิจิตอล

 

      

D-Summary

 

  • Digital Workplace เป็นหนึ่งในเทรนด์การเปลี่ยนวิธีการทำงานและการนำเทคโนโลยีมาขับเคลื่อนธุรกิจเชิงกลยุทธ์เพื่อให้พนักงานสื่อสาร แลกเปลี่ยนข้อมูล และทำงานร่วมกันได้อย่างสะดวก รวดเร็ว ทุกที่ ทุกเวลา ผลลัพธ์ที่ได้ก่อให้เกิดประสบการณ์การทำงานใหม่ ที่มีประสิทธิภาพ เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมการทำงานยุคดิจิทัล

  • โดยมี 3 แนวทางหลัก ได้แก่ 
     1. สร้างประสบการณ์การทำงานใหม่ เพื่อดึงดูดคนเก่ง
     2. เพิ่มผลิตภาพและความพึงพอใจ ด้วยเครือข่ายสังคมออนไลน์ 
     3. ปรับกระบวนการให้เป็นอัตโนมัติ บริหารข้อมูลที่มีคุณภาพ

  • ตัวอย่างและกรณีศึกษา อ่านบทความด้านล่าง

          สภาพแวดล้อมในการทำงาน ถือเป็นปัจจัยสำคัญต่อประสิทธิภาพการเรียนรู้และพัฒนา รวมถึงความผูกพันกับองค์กรของพนักงาน ซึ่งในบทความเรื่อง “เปลี่ยนวิธีคิด พลิกชีวิตองค์กรด้วย Digital Workplace ตอนที่ 1 ” ได้กล่าวถึง Digital Workplace ไว้ว่า Digital Workplace ไม่ใช่ Digital Project หากแต่เป็นยุทธศาสตร์การเปลี่ยนแปลงความคิดและวิธีการทำงานใหม่ขององค์กรท่ามกลางโลกยุคดิจิตอล ( Organizational Change in Digital Age ) โดยมีธุรกิจเป็นผู้ขับเคลื่อนเชิงกลยุทธ์ และมีเทคโนโลยีเป็นพลังขับดัน ผลลัพธ์ที่ได้จะช่วยให้องค์กรสามารถเรียนรู้และปรับตัวกับการแข่งขัน และตอบสนองการเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว ส่งเสริมการสร้างสรรค์นวัตกรรมใหม่ๆ สำหรับ Digital Workplace ครั้งนี้ เพื่อให้ทุกท่านเห็นภาพชัดขึ้น จะกล่าวถึงตัวอย่างความท้าทายในการเปลี่ยนแนวคิด สู่แนวทางปฏิบัติ ดังนี้ 

 

1. สร้างประสบการณ์การทำงานใหม่ เพื่อดึงดูดคนเก่ง

          64 % ของพนักงาน ยินดีรับผลตอบแทนน้อยลง หากได้ทำงานนอกออฟฟิศ* ผลสำรวจนี้ สะท้อนว่า พนักงานยุคดิจิตอล มีไลฟ์สไตล์การทำงานเปลี่ยนไป ต้องการอิสระและแรงบันดาลใจในการสร้างสรรค์ผลงาน จากการทำงานนอกสถานที่มากขึ้น เพื่อปรับเปลี่ยนบรรยากาศการทำงานให้แตกต่างจากการทำงานในออฟฟิศแบบเดิม โดยอาศัยวินัยและความรับผิดชอบในตนเองเพื่อส่งมอบงานอย่างมีประสิทธิภาพ ในต่างประเทศเรียกคนกลุ่มนี้ว่า “Digital Nomad” ดังนั้น องค์กร จำเป็นจะต้องปรับตัวตามพฤติกรรมและไลฟ์สไตล์ของพนักงานที่เปลี่ยนแปลงไป เพื่อดึงดูดและรักษาคนเก่งไว้ให้อยู่กับองค์กร โดยทำได้ 2 แนวทางหลักๆ คือ ปรับเปลี่ยนบรรยากาศออฟฟิศให้แตกต่างจากออฟฟิศแบบเดิม และ นำเทคโนโลยีดิจิตอลมาช่วยให้ทำงานได้คล่องตัว ทุกที่ ทุกเวลา ตัวอย่างเช่น

          SAP Office และ SCB Innovation Center ที่มีการปรับเปลี่ยนพื้นที่การทำงานให้เปิดโล่ง ไม่มีพาร์ทิชั่นกั้นระหว่างพนักงาน มีบริเวณ Co-Working Space เพื่อสนับสนุนให้เกิดปฏิสัมพันธ์ระหว่างกันและการทำงานร่วมกันมากขึ้น มีโต๊ะทำงานที่มีผนังเป็นกระดานไวท์บอร์ด เพื่อสนับสนุนให้เกิดไอเดียและความคิดสร้างสรรค์ นำเทคโนโลยีดิจิตอลเข้ามาช่วยในการสื่อสารและการประชุมจากทุกที่ ทุกเวลา

 

 

ที่มา: SAP Office

 

  
   
ที่มา: SCB Innovation Center

 

2. เพิ่มผลิตภาพ และความพึงพอใจ ด้วยเครือข่ายสังคมออนไลน์

          ผลสำรวจพบว่า องค์กรที่ใช้งานเครือข่ายสังคมออนไลน์ (Online Social Networks) ภายในองค์กร เพื่อให้พนักงานได้ใช้สื่อสาร แบ่งปันข่าวสารความรู้ และทำงานร่วมกัน สามารถเพิ่มผลิตภาพได้มากกว่าองค์กรที่ไม่ได้ใช้งานถึง 7 % และมีค่ามัธยฐาน(ค่ากลาง) ของความพึงพอใจพนักงานสูงขึ้นถึง 20 %** ดังเช่นที่บริษัท ปตท. จำกัด (มหาชน) ได้นำ Workplace by Facebook ซึ่งเป็นเครือข่ายสังคมออนไลน์สำหรับองค์กร (Enterprise Social Network) มาใช้ เพื่อส่งเสริมให้พนักงานมีการสื่อสาร และแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันมากขึ้น เพิ่มปฏิสัมพันธ์ และการทำงานร่วมกัน สามารถติดต่อสื่อสารกันได้จากทุกที่ทุกเวลาผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ตและอุปกรณ์เคลื่อนที่ (Mobile Devices)

   
ที่มา: Workplace by Facebook

 

3. ปรับกระบวนการให้เป็นอัตโนมัติ บริหารด้วยข้อมูลที่มีคุณภาพ 

          งานบางอย่างในองค์กร เป็นงานที่มีการทำซ้ำนั้น สามารถนำเอา Robotic Process Automation (RPA), Chatbot หรือ ปัญญาประดิษฐ์ (A.I.) มาช่วยสนับสนุนการทำงาน หรือทำงานแทนได้ เช่น พนักงาน Call Center ที่ส่วนใหญ่ต้องสนทนา ตอบคำถาม และทำงานซ้ำๆ แบบเดิม สามารถให้ Chatbot ที่มีความสามารถโต้ตอบ มาช่วยให้กระบวนการเป็นอัตโนมัติขึ้น ตัวอย่างเช่น  Voice Gateway  ที่มีปัญญาประดิษฐ์มาทำหน้าที่เป็น Call Center โต้ตอบกับผู้ใช้บริการ ในการทำรายการต่างๆ ผ่านการสั่งการด้วยเสียงหรือการพิมพ์ เพื่อลดเวลาที่ใช้ในการทำงานแบบเดิม และปรับเปลี่ยนพนักงานไปทำงานอื่นที่จำเป็นต้องอาศัยความสามารถของคนในการสร้างสรรค์และมีความสำคัญกว่า หรือให้ Chatbot ช่วยสรรหาและคัดกรองพนักงานเข้าใหม่ในเบื้องต้น รวมถึงตอบคำถามซ้ำๆที่ HR ตอบอยู่เป็นประจำก็ได้

   
ที่มา: Workplace by Facebook

 

          รวมถึง การทำงานในองค์กรบางอย่างสามารถนำเอาเทคโนโลยี อาทิ Microsoft Flow มาช่วยสนับสนุนการทำงานให้เป็นอัตโนมัติได้ เช่น การแจ้งเตือนผู้ที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติเมื่อมีการแชร์หรือแก้ไขข้อมูลในระบบ โดยไม่จำเป็นต้องเสียเวลาพิมพ์อีเมล์แจ้งกันแบบในอดีต การขอการอนุมัติโดยอัตโนมัติจากหัวหน้าเมื่อมีการสร้างเอกสารคำร้องต่างๆ เป็นต้น โดยสามารกำหนดและแก้ไขการทำงานอัตโนมัติได้ด้วยตนเองอย่างง่ายดาย

   
ที่มา: Microsoft Flow

 

          นอกจากนี้ การสร้างกระบวนการอัตโนมัติ จะช่วยเก็บข้อมูลต่างๆ ให้โดยอัตโนมัติ และลดความผิดพลาดในการทำงาน ทำให้ข้อมูลมีคุณภาพมากขึ้น สามารถนำมาวิเคราะห์และสนุบสนุนการตัดสินใจดียิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น Egazify Bot มีการเก็บข้อมูลการตอบสนองและติดตามการทำงานการสื่อสารในทีม นำมาแสดงผลเป็น dashboard ช่วยสะท้อน feedback การทำงานของพนักงาน ความผูกพันที่มีต่อองค์กร และชั่วโมงการทำงานที่ลดลงได้

   
ที่มา: Real time Employee Feedback & Performance Management
* As cited in Deloitte.(2011). “The Cisco Connected World Report” Cisco Systems. October, 2010. Presentation.
** As cited in Deloitte.(2011). “How Social Networks Network Best” How Social Networks Network Best”. Harvard Business Review. February, 2009. p 37

 

 

   
 
เกี่ยวกับผู้เขียน
ภานุรุจ คงศิริวัฒนา, Business Development
บริษัท PTT Digital , อีเมล :  panuruj.k@pttdigital.com
        รายการอ้างอิง
  1. SAP Office. Retrieved from https://goo.gl/DKrn6Z
  2. SCB Innovation Center.(2017). Retrieved from https://goo.gl/My99nW
  3. Workplace by Facebook. (2017). Retrieved from https://goo.gl/JHeskR
  4. IBM Voice Gateway Retrieved. (2017). Retrieved from https://goo.gl/Nq6qs6
  5. Messaging Recruitment.(2016). Retrieved from https://goo.gl/6rLxQr
  6. Microsoft Flow. (2017). Retrieved from https://goo.gl/hMYsvE
  7. Rea-time Employee Feedback & Performance Management. (2016). Retrieved from https://goo.gl/CZ3frS